Banyak orang menganggap bahwa proses pengadaan dimulai ketika paket diumumkan di SPSE atau ketika Pokja Pemilihan mulai menyusun dokumen pemilihan. Padahal, jauh sebelum proses pemilihan dimulai terdapat satu tahapan yang sangat menentukan keberhasilan pengadaan, yaitu Persiapan Pengadaan. Pada tahap inilah seluruh kebutuhan diterjemahkan menjadi dokumen teknis yang akan menjadi acuan seluruh proses pemilihan penyedia. Apabila tahap ini disusun dengan baik, proses pemilihan akan berjalan lebih lancar. Sebaliknya, apabila terdapat kekeliruan pada tahap persiapan, hampir seluruh tahapan berikutnya berpotensi mengalami kendala.
Karena itu, BAB V Perpres Pengadaan Barang/Jasa dapat dikatakan sebagai “ruang kendali mutu” sebelum pengadaan dilaksanakan.
Persiapan Pengadaan Bukan Sekadar Menyiapkan Dokumen
Persiapan pengadaan sering dipahami hanya sebagai kegiatan menyusun spesifikasi teknis atau Harga Perkiraan Sendiri (HPS). Padahal ruang lingkupnya jauh lebih luas.
Tahap ini bertujuan memastikan bahwa seluruh aspek teknis, administratif, hukum, dan komersial telah dipersiapkan secara matang sebelum penyedia dipilih. Dengan demikian, risiko perubahan kontrak, kegagalan tender, sengketa, maupun pemborosan anggaran dapat diminimalkan.
Spesifikasi Teknis atau KAK Menjadi Fondasi Pengadaan
Dokumen pertama yang harus dipersiapkan adalah Spesifikasi Teknis atau Kerangka Acuan Kerja (KAK). Dokumen inilah yang menjelaskan secara rinci kebutuhan pengguna.
Spesifikasi yang baik harus memenuhi beberapa prinsip penting, antara lain:
- sesuai kebutuhan nyata;
- jelas dan terukur;
- tidak mengarah kepada merek tertentu kecuali diperbolehkan oleh peraturan;
- memberikan kesempatan persaingan yang sehat;
- dapat dipenuhi oleh pelaku usaha.
Spesifikasi yang terlalu sempit dapat mengurangi persaingan. Sebaliknya, spesifikasi yang terlalu umum berpotensi menghasilkan barang atau jasa yang tidak sesuai kebutuhan. Karena itu, kualitas spesifikasi menjadi salah satu faktor utama keberhasilan pengadaan.
Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Bukan Harga Asal Tebak
Salah satu dokumen yang paling sering menjadi perhatian adalah Harga Perkiraan Sendiri (HPS).
Masih terdapat anggapan bahwa HPS hanyalah perkiraan harga. Padahal HPS merupakan hasil perhitungan profesional berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan.
Penyusunan HPS harus mempertimbangkan antara lain:
- hasil survei pasar;
- informasi harga yang dapat dipertanggungjawabkan;
- biaya distribusi;
- keuntungan yang wajar;
- pajak;
- faktor risiko sesuai karakteristik pekerjaan.
HPS bukan sekadar menentukan batas harga. Lebih dari itu, HPS menjadi instrumen untuk memastikan bahwa anggaran pemerintah digunakan secara wajar dan efisien.
Rancangan Kontrak Disusun Sejak Awal
Perpres mengharuskan rancangan kontrak dipersiapkan sebelum proses pemilihan penyedia dilaksanakan. Langkah ini bertujuan agar seluruh calon penyedia memahami hak dan kewajibannya sejak awal.
Rancangan kontrak yang baik sekurang-kurangnya mengatur:
- ruang lingkup pekerjaan;
- jangka waktu pelaksanaan;
- mekanisme pembayaran;
- hak dan kewajiban para pihak;
- denda dan sanksi;
- perubahan kontrak;
- penyelesaian perselisihan.
Dengan demikian, kontrak tidak lagi disusun setelah penyedia ditetapkan, melainkan telah menjadi bagian dari dokumen pemilihan.
Perpres 46 Tahun 2025 Memperkuat Keberpihakan kepada Produk Dalam Negeri
Salah satu semangat utama perubahan melalui Perpres Nomor 46 Tahun 2025 adalah peningkatan penggunaan Produk Dalam Negeri (PDN).
Pada tahap persiapan pengadaan, PPK harus memastikan bahwa penyusunan spesifikasi maupun strategi pengadaan mendukung penggunaan:
- Produk Dalam Negeri;
- Produk Usaha Mikro dan Usaha Kecil;
- Produk koperasi hasil produksi dalam negeri;
- Produk Ramah Lingkungan Hidup.
Dengan demikian, persiapan pengadaan tidak hanya bertujuan memperoleh barang atau jasa, tetapi juga menjadi instrumen kebijakan ekonomi nasional.
Dokumen Pemilihan Harus Konsisten
Tahap persiapan juga menghasilkan Dokumen Pemilihan. Dokumen ini akan menjadi pedoman bagi peserta maupun Pokja Pemilihan dalam melaksanakan proses pemilihan penyedia. Karena itu, seluruh dokumen harus memiliki konsistensi, antara lain:
- spesifikasi sesuai dengan KAK;
- HPS sesuai spesifikasi;
- rancangan kontrak sesuai ruang lingkup pekerjaan;
- syarat kualifikasi sesuai kompleksitas paket;
- metode evaluasi sesuai karakteristik pekerjaan.
Ketidaksesuaian antar dokumen sering menjadi penyebab munculnya sanggahan maupun kendala pada saat evaluasi.
Persiapan yang Baik Mengurangi Risiko Pengadaan
Persiapan pengadaan yang matang memberikan banyak manfaat, antara lain:
- mengurangi risiko gagal tender;
- meminimalkan perubahan kontrak;
- mempercepat proses pemilihan;
- meningkatkan kualitas penawaran;
- memperbesar peluang memperoleh penyedia terbaik;
- meningkatkan akuntabilitas penggunaan anggaran.
Sebaliknya, sebagian besar permasalahan pengadaan dapat ditelusuri kembali pada lemahnya tahap persiapan.
Peran PPK Sangat Menentukan
Dalam BAB V, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) memegang peran sentral. PPK tidak hanya bertanggung jawab terhadap penyusunan dokumen, tetapi juga memastikan bahwa seluruh persiapan dilakukan berdasarkan prinsip:
- efektif;
- efisien;
- transparan;
- terbuka;
- bersaing;
- adil;
- akuntabel.
Dengan kata lain, kualitas persiapan pengadaan merupakan cerminan profesionalisme PPK sebagai penanggung jawab kegiatan.
Penutup
BAB V Perpres 16 Tahun 2018 jo. Perpres 12 Tahun 2021 jo. Perpres 46 Tahun 2025 menunjukkan bahwa keberhasilan pengadaan tidak hanya ditentukan oleh proses pemilihan penyedia. Keberhasilan tersebut justru dibangun sejak tahap persiapan.
Spesifikasi yang tepat, HPS yang akurat, kontrak yang jelas, serta keberpihakan terhadap Produk Dalam Negeri dan UMKM merupakan fondasi utama pengadaan yang berkualitas.
Pada akhirnya, proses pemilihan penyedia hanyalah menjalankan apa yang telah dipersiapkan sebelumnya. Semakin baik persiapan pengadaan dilakukan, semakin besar peluang pemerintah memperoleh barang dan jasa yang tepat mutu, tepat waktu, tepat biaya, dan memberikan manfaat sebesar-besarnya bagi masyarakat.