Perencanaan Pengadaan yang Baik, Kunci Belanja Pemerintah yang Berkualitas

Pendahuluan

Dalam dunia Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (PBJP), terdapat satu prinsip yang selalu terbukti benar:

pengadaan yang baik dimulai dari perencanaan yang baik.

Sebaliknya, spesifikasi yang tidak sesuai kebutuhan, paket yang gagal tender, kontrak yang bermasalah, bahkan rendahnya serapan anggaran sering kali bermula dari perencanaan yang kurang matang.

Karena itu, Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025 menempatkan Perencanaan Pengadaan sebagai satu bab tersendiri, yaitu BAB IV.

Melalui bab ini, pemerintah menegaskan bahwa pengadaan bukan dimulai saat pemilihan penyedia, melainkan sejak kebutuhan organisasi mulai diidentifikasi.

Mengapa Perencanaan Menjadi Tahap Paling Penting?

Banyak pihak masih menganggap pengadaan dimulai ketika paket diumumkan di SPSE atau ketika pesanan dibuat melalui Katalog Elektronik.

Padahal, menurut Perpres, pengadaan dimulai sejak proses identifikasi kebutuhan hingga serah terima hasil pekerjaan.

Artinya, keberhasilan pengadaan sangat ditentukan oleh kualitas perencanaan yang dilakukan jauh sebelum proses pemilihan penyedia dimulai.

Perencanaan yang baik akan menghasilkan:

• kebutuhan yang benar-benar diperlukan;
• spesifikasi yang tepat;
• anggaran yang realistis;
• jadwal yang terukur;
• metode pengadaan yang sesuai;
• hasil pengadaan yang memberikan manfaat optimal.

Apa Saja yang Termasuk Perencanaan Pengadaan?

Pasal 18 menyebutkan bahwa perencanaan pengadaan meliputi:

1. Identifikasi kebutuhan;
2. Penetapan barang/jasa;
3. Penetapan cara pengadaan;
4. Penyusunan jadwal pengadaan; dan
5. Penetapan anggaran pengadaan.

Kelima unsur tersebut saling berkaitan.

Kesalahan pada satu unsur dapat mempengaruhi keseluruhan proses pengadaan.

Misalnya, identifikasi kebutuhan yang tidak tepat akan menghasilkan spesifikasi yang keliru. Akibatnya, barang yang dibeli tidak dapat dimanfaatkan secara optimal.

Perencanaan Harus Dimulai Sejak Penyusunan Anggaran

Salah satu pesan penting dalam BAB IV adalah bahwa perencanaan pengadaan tidak boleh dilakukan setelah anggaran ditetapkan.

Perpres mengamanatkan bahwa:

• Pengadaan yang bersumber dari APBN direncanakan bersamaan dengan penyusunan Renja K/L setelah penetapan Pagu Indikatif.
• Pengadaan yang bersumber dari APBD direncanakan bersamaan dengan penyusunan RKA Perangkat Daerah setelah KUA-PPAS disepakati.

Ketentuan ini menunjukkan bahwa pengadaan harus menjadi bagian dari proses perencanaan pembangunan, bukan sekadar aktivitas administratif setelah anggaran tersedia.

Dua Jalur Perencanaan: Swakelola dan Penyedia

Perpres membagi perencanaan pengadaan menjadi dua kelompok besar:

1. Perencanaan melalui Swakelola

Perencanaan Swakelola meliputi:

• penetapan tipe Swakelola;
• penyusunan Spesifikasi Teknis atau Kerangka Acuan Kerja (KAK);
• penyusunan Rencana Anggaran Biaya (RAB).

Tahap ini penting untuk memastikan bahwa pekerjaan yang dilaksanakan secara Swakelola benar-benar sesuai dengan karakteristik dan tujuan kegiatan.

2. Perencanaan melalui Penyedia

Pengadaan melalui Penyedia memerlukan perencanaan yang lebih rinci karena melibatkan proses kompetisi atau transaksi dengan pelaku usaha.

Pada tahap ini biasanya disiapkan:

• spesifikasi teknis/KAK;
• perkiraan biaya;
• rancangan kontrak;
• strategi pemilihan penyedia;
• jadwal pelaksanaan.

Semakin kompleks paket pengadaan, semakin penting kualitas perencanaannya.

Dari Belanja Menjadi Manajemen Kebutuhan

Salah satu perubahan paradigma yang dibawa Perpres PBJ adalah pergeseran dari pola “membelanjakan anggaran” menjadi “memenuhi kebutuhan organisasi”.

Fokus perencanaan bukan lagi bertanya:

“Anggaran ini akan dibelanjakan untuk apa?”

Tetapi:

“Apa kebutuhan yang benar-benar diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi?”

Perubahan cara berpikir ini sangat penting untuk menghindari:

• pembelian yang tidak diperlukan;
• duplikasi pengadaan;
• pemborosan anggaran;
• pengadaan yang tidak memberikan manfaat nyata.

Perencanaan yang Baik Mendorong Efisiensi dan Percepatan

Ketika perencanaan dilakukan sejak awal tahun anggaran bahkan sejak tahap penyusunan anggaran, banyak manfaat yang dapat diperoleh, antara lain:

• percepatan pelaksanaan pengadaan;
• peningkatan serapan anggaran;
• berkurangnya pengadaan mendesak di akhir tahun;
• meningkatnya kualitas spesifikasi;
• meningkatnya peluang keberhasilan pemilihan penyedia.

Karena itu, perencanaan bukan sekadar kewajiban administratif, tetapi investasi untuk keberhasilan seluruh proses PBJ.

Tantangan Perencanaan Pengadaan di Lapangan

Meskipun regulasi telah mengatur secara jelas, masih terdapat beberapa tantangan yang sering ditemui:

• kebutuhan belum teridentifikasi dengan baik;
• spesifikasi disusun terlalu umum atau terlalu mengarah;
• jadwal pengadaan tidak realistis;
• HPS dan RAB kurang didukung data pasar yang memadai;
• perubahan kebutuhan setelah paket diumumkan.

Tantangan-tantangan tersebut menunjukkan bahwa kualitas SDM perencana pengadaan tetap menjadi faktor utama keberhasilan implementasi regulasi.

Penutup

BAB IV Perpres 16 Tahun 2018 jo. Perpres 12 Tahun 2021 jo. Perpres 46 Tahun 2025 mengingatkan bahwa keberhasilan pengadaan tidak ditentukan pertama kali oleh proses tender, katalog elektronik, atau kontrak.

Keberhasilan pengadaan ditentukan sejak kebutuhan mulai dirumuskan.

Perencanaan yang matang akan menghasilkan pengadaan yang tepat sasaran, efisien, dan memberikan manfaat maksimal bagi masyarakat.

Sebaliknya, perencanaan yang lemah akan menimbulkan berbagai permasalahan yang sulit diperbaiki pada tahapan berikutnya.

Karena itu, jika pemilihan penyedia adalah jantung proses pengadaan, maka perencanaan pengadaan adalah fondasi yang menopang seluruh bangunan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.