Pengadaan

Banyak orang menganggap bahwa proses pengadaan dimulai ketika paket diumumkan di SPSE atau ketika Pokja Pemilihan mulai menyusun dokumen pemilihan. Padahal, jauh sebelum proses pemilihan dimulai terdapat satu tahapan yang sangat menentukan keberhasilan pengadaan, yaitu Persiapan Pengadaan. Pada tahap inilah seluruh kebutuhan diterjemahkan menjadi dokumen teknis yang akan menjadi acuan seluruh proses pemilihan penyedia. Apabila tahap ini disusun dengan baik, proses pemilihan akan berjalan lebih lancar. Sebaliknya, apabila terdapat kekeliruan pada tahap persiapan, hampir seluruh tahapan berikutnya berpotensi mengalami kendala.

Karena itu, BAB V Perpres Pengadaan Barang/Jasa dapat dikatakan sebagai “ruang kendali mutu” sebelum pengadaan dilaksanakan.

Persiapan Pengadaan Bukan Sekadar Menyiapkan Dokumen

Persiapan pengadaan sering dipahami hanya sebagai kegiatan menyusun spesifikasi teknis atau Harga Perkiraan Sendiri (HPS). Padahal ruang lingkupnya jauh lebih luas.

Tahap ini bertujuan memastikan bahwa seluruh aspek teknis, administratif, hukum, dan komersial telah dipersiapkan secara matang sebelum penyedia dipilih. Dengan demikian, risiko perubahan kontrak, kegagalan tender, sengketa, maupun pemborosan anggaran dapat diminimalkan.

Spesifikasi Teknis atau KAK Menjadi Fondasi Pengadaan

Dokumen pertama yang harus dipersiapkan adalah Spesifikasi Teknis atau Kerangka Acuan Kerja (KAK). Dokumen inilah yang menjelaskan secara rinci kebutuhan pengguna.

Spesifikasi yang baik harus memenuhi beberapa prinsip penting, antara lain:

• sesuai kebutuhan nyata;
• jelas dan terukur;
• tidak mengarah kepada merek tertentu kecuali diperbolehkan oleh peraturan;
• memberikan kesempatan persaingan yang sehat;
• dapat dipenuhi oleh pelaku usaha.

Spesifikasi yang terlalu sempit dapat mengurangi persaingan. Sebaliknya, spesifikasi yang terlalu umum berpotensi menghasilkan barang atau jasa yang tidak sesuai kebutuhan. Karena itu, kualitas spesifikasi menjadi salah satu faktor utama keberhasilan pengadaan.

Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Bukan Harga Asal Tebak

Salah satu dokumen yang paling sering menjadi perhatian adalah Harga Perkiraan Sendiri (HPS).

Masih terdapat anggapan bahwa HPS hanyalah perkiraan harga. Padahal HPS merupakan hasil perhitungan profesional berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan.

Penyusunan HPS harus mempertimbangkan antara lain:

• hasil survei pasar;
• informasi harga yang dapat dipertanggungjawabkan;
• biaya distribusi;
• keuntungan yang wajar;
• pajak;
• faktor risiko sesuai karakteristik pekerjaan.

HPS bukan sekadar menentukan batas harga. Lebih dari itu, HPS menjadi instrumen untuk memastikan bahwa anggaran pemerintah digunakan secara wajar dan efisien.

Rancangan Kontrak Disusun Sejak Awal

Perpres mengharuskan rancangan kontrak dipersiapkan sebelum proses pemilihan penyedia dilaksanakan. Langkah ini bertujuan agar seluruh calon penyedia memahami hak dan kewajibannya sejak awal.

Rancangan kontrak yang baik sekurang-kurangnya mengatur:

• ruang lingkup pekerjaan;
• jangka waktu pelaksanaan;
• mekanisme pembayaran;
• hak dan kewajiban para pihak;
• denda dan sanksi;
• perubahan kontrak;
• penyelesaian perselisihan.

Dengan demikian, kontrak tidak lagi disusun setelah penyedia ditetapkan, melainkan telah menjadi bagian dari dokumen pemilihan.

Perpres 46 Tahun 2025 Memperkuat Keberpihakan kepada Produk Dalam Negeri

Salah satu semangat utama perubahan melalui Perpres Nomor 46 Tahun 2025 adalah peningkatan penggunaan Produk Dalam Negeri (PDN).

Pada tahap persiapan pengadaan, PPK harus memastikan bahwa penyusunan spesifikasi maupun strategi pengadaan mendukung penggunaan:

• Produk Dalam Negeri;
• Produk Usaha Mikro dan Usaha Kecil;
• Produk koperasi hasil produksi dalam negeri;
• Produk Ramah Lingkungan Hidup.

Dengan demikian, persiapan pengadaan tidak hanya bertujuan memperoleh barang atau jasa, tetapi juga menjadi instrumen kebijakan ekonomi nasional.

Dokumen Pemilihan Harus Konsisten

Tahap persiapan juga menghasilkan Dokumen Pemilihan. Dokumen ini akan menjadi pedoman bagi peserta maupun Pokja Pemilihan dalam melaksanakan proses pemilihan penyedia. Karena itu, seluruh dokumen harus memiliki konsistensi, antara lain:

• spesifikasi sesuai dengan KAK;
• HPS sesuai spesifikasi;
• rancangan kontrak sesuai ruang lingkup pekerjaan;
• syarat kualifikasi sesuai kompleksitas paket;
• metode evaluasi sesuai karakteristik pekerjaan.

Ketidaksesuaian antar dokumen sering menjadi penyebab munculnya sanggahan maupun kendala pada saat evaluasi.

Persiapan yang Baik Mengurangi Risiko Pengadaan

Persiapan pengadaan yang matang memberikan banyak manfaat, antara lain:

• mengurangi risiko gagal tender;
• meminimalkan perubahan kontrak;
• mempercepat proses pemilihan;
• meningkatkan kualitas penawaran;
• memperbesar peluang memperoleh penyedia terbaik;
• meningkatkan akuntabilitas penggunaan anggaran.

Sebaliknya, sebagian besar permasalahan pengadaan dapat ditelusuri kembali pada lemahnya tahap persiapan.

Peran PPK Sangat Menentukan

Dalam BAB V, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) memegang peran sentral. PPK tidak hanya bertanggung jawab terhadap penyusunan dokumen, tetapi juga memastikan bahwa seluruh persiapan dilakukan berdasarkan prinsip:

• efektif;
• efisien;
• transparan;
• terbuka;
• bersaing;
• adil;
• akuntabel.

Dengan kata lain, kualitas persiapan pengadaan merupakan cerminan profesionalisme PPK sebagai penanggung jawab kegiatan.

Penutup

BAB V Perpres 16 Tahun 2018 jo. Perpres 12 Tahun 2021 jo. Perpres 46 Tahun 2025 menunjukkan bahwa keberhasilan pengadaan tidak hanya ditentukan oleh proses pemilihan penyedia. Keberhasilan tersebut justru dibangun sejak tahap persiapan.

Spesifikasi yang tepat, HPS yang akurat, kontrak yang jelas, serta keberpihakan terhadap Produk Dalam Negeri dan UMKM merupakan fondasi utama pengadaan yang berkualitas.

Pada akhirnya, proses pemilihan penyedia hanyalah menjalankan apa yang telah dipersiapkan sebelumnya. Semakin baik persiapan pengadaan dilakukan, semakin besar peluang pemerintah memperoleh barang dan jasa yang tepat mutu, tepat waktu, tepat biaya, dan memberikan manfaat sebesar-besarnya bagi masyarakat.

Pendahuluan

Dalam dunia Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (PBJP), terdapat satu prinsip yang selalu terbukti benar:

pengadaan yang baik dimulai dari perencanaan yang baik.

Sebaliknya, spesifikasi yang tidak sesuai kebutuhan, paket yang gagal tender, kontrak yang bermasalah, bahkan rendahnya serapan anggaran sering kali bermula dari perencanaan yang kurang matang.

Karena itu, Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025 menempatkan Perencanaan Pengadaan sebagai satu bab tersendiri, yaitu BAB IV.

Melalui bab ini, pemerintah menegaskan bahwa pengadaan bukan dimulai saat pemilihan penyedia, melainkan sejak kebutuhan organisasi mulai diidentifikasi.

Mengapa Perencanaan Menjadi Tahap Paling Penting?

Banyak pihak masih menganggap pengadaan dimulai ketika paket diumumkan di SPSE atau ketika pesanan dibuat melalui Katalog Elektronik.

Padahal, menurut Perpres, pengadaan dimulai sejak proses identifikasi kebutuhan hingga serah terima hasil pekerjaan.

Artinya, keberhasilan pengadaan sangat ditentukan oleh kualitas perencanaan yang dilakukan jauh sebelum proses pemilihan penyedia dimulai.

Perencanaan yang baik akan menghasilkan:

• kebutuhan yang benar-benar diperlukan;
• spesifikasi yang tepat;
• anggaran yang realistis;
• jadwal yang terukur;
• metode pengadaan yang sesuai;
• hasil pengadaan yang memberikan manfaat optimal.

Apa Saja yang Termasuk Perencanaan Pengadaan?

Pasal 18 menyebutkan bahwa perencanaan pengadaan meliputi:

1. Identifikasi kebutuhan;
2. Penetapan barang/jasa;
3. Penetapan cara pengadaan;
4. Penyusunan jadwal pengadaan; dan
5. Penetapan anggaran pengadaan.

Kelima unsur tersebut saling berkaitan.

Kesalahan pada satu unsur dapat mempengaruhi keseluruhan proses pengadaan.

Misalnya, identifikasi kebutuhan yang tidak tepat akan menghasilkan spesifikasi yang keliru. Akibatnya, barang yang dibeli tidak dapat dimanfaatkan secara optimal.

Perencanaan Harus Dimulai Sejak Penyusunan Anggaran

Salah satu pesan penting dalam BAB IV adalah bahwa perencanaan pengadaan tidak boleh dilakukan setelah anggaran ditetapkan.

Perpres mengamanatkan bahwa:

• Pengadaan yang bersumber dari APBN direncanakan bersamaan dengan penyusunan Renja K/L setelah penetapan Pagu Indikatif.
• Pengadaan yang bersumber dari APBD direncanakan bersamaan dengan penyusunan RKA Perangkat Daerah setelah KUA-PPAS disepakati.

Ketentuan ini menunjukkan bahwa pengadaan harus menjadi bagian dari proses perencanaan pembangunan, bukan sekadar aktivitas administratif setelah anggaran tersedia.

Dua Jalur Perencanaan: Swakelola dan Penyedia

Perpres membagi perencanaan pengadaan menjadi dua kelompok besar:

1. Perencanaan melalui Swakelola

Perencanaan Swakelola meliputi:

• penetapan tipe Swakelola;
• penyusunan Spesifikasi Teknis atau Kerangka Acuan Kerja (KAK);
• penyusunan Rencana Anggaran Biaya (RAB).

Tahap ini penting untuk memastikan bahwa pekerjaan yang dilaksanakan secara Swakelola benar-benar sesuai dengan karakteristik dan tujuan kegiatan.

2. Perencanaan melalui Penyedia

Pengadaan melalui Penyedia memerlukan perencanaan yang lebih rinci karena melibatkan proses kompetisi atau transaksi dengan pelaku usaha.

Pada tahap ini biasanya disiapkan:

• spesifikasi teknis/KAK;
• perkiraan biaya;
• rancangan kontrak;
• strategi pemilihan penyedia;
• jadwal pelaksanaan.

Semakin kompleks paket pengadaan, semakin penting kualitas perencanaannya.

Dari Belanja Menjadi Manajemen Kebutuhan

Salah satu perubahan paradigma yang dibawa Perpres PBJ adalah pergeseran dari pola “membelanjakan anggaran” menjadi “memenuhi kebutuhan organisasi”.

Fokus perencanaan bukan lagi bertanya:

“Anggaran ini akan dibelanjakan untuk apa?”

Tetapi:

“Apa kebutuhan yang benar-benar diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi?”

Perubahan cara berpikir ini sangat penting untuk menghindari:

• pembelian yang tidak diperlukan;
• duplikasi pengadaan;
• pemborosan anggaran;
• pengadaan yang tidak memberikan manfaat nyata.

Perencanaan yang Baik Mendorong Efisiensi dan Percepatan

Ketika perencanaan dilakukan sejak awal tahun anggaran bahkan sejak tahap penyusunan anggaran, banyak manfaat yang dapat diperoleh, antara lain:

• percepatan pelaksanaan pengadaan;
• peningkatan serapan anggaran;
• berkurangnya pengadaan mendesak di akhir tahun;
• meningkatnya kualitas spesifikasi;
• meningkatnya peluang keberhasilan pemilihan penyedia.

Karena itu, perencanaan bukan sekadar kewajiban administratif, tetapi investasi untuk keberhasilan seluruh proses PBJ.

Tantangan Perencanaan Pengadaan di Lapangan

Meskipun regulasi telah mengatur secara jelas, masih terdapat beberapa tantangan yang sering ditemui:

• kebutuhan belum teridentifikasi dengan baik;
• spesifikasi disusun terlalu umum atau terlalu mengarah;
• jadwal pengadaan tidak realistis;
• HPS dan RAB kurang didukung data pasar yang memadai;
• perubahan kebutuhan setelah paket diumumkan.

Tantangan-tantangan tersebut menunjukkan bahwa kualitas SDM perencana pengadaan tetap menjadi faktor utama keberhasilan implementasi regulasi.

Penutup

BAB IV Perpres 16 Tahun 2018 jo. Perpres 12 Tahun 2021 jo. Perpres 46 Tahun 2025 mengingatkan bahwa keberhasilan pengadaan tidak ditentukan pertama kali oleh proses tender, katalog elektronik, atau kontrak.

Keberhasilan pengadaan ditentukan sejak kebutuhan mulai dirumuskan.

Perencanaan yang matang akan menghasilkan pengadaan yang tepat sasaran, efisien, dan memberikan manfaat maksimal bagi masyarakat.

Sebaliknya, perencanaan yang lemah akan menimbulkan berbagai permasalahan yang sulit diperbaiki pada tahapan berikutnya.

Karena itu, jika pemilihan penyedia adalah jantung proses pengadaan, maka perencanaan pengadaan adalah fondasi yang menopang seluruh bangunan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.